Existem dois tipos de priorização: a do desespero e a do esforço inteligente. Vamos focar na inteligente e minimizar a do desespero.

Independente da sua área de atuação, priorizar os MINUTOS certos fazem você ganhar HORAS de produtividade.

Por quê?

1. Você não perde tempo fazendo as tarefas erradas

"Não há nada tão inútil do que fazer bem feito algo que não deveria ter sido feito" - Peter Drucker, o "pai da Administração".

2. Você ganha inteligência e performance

Já vou te mostrar porquê e, principalmente, como fazer para ganhar performance pelo simples fato de priorizar 3 principais atividades.

Antes, não vou te deixar na mão, vou falar da priorização do desespero e como passar por ela.

Priorização do desespero

Deu ruim! Deu ruim! E agora, ó céus, e agora!?

Calma!

A priorização do desespero é aquela de quando você tem muita coisa para fazer, mas pouco tempo para executar tudo.

Qual o motivo - a causa - disso? Pode ser que você já tenha rotineiramente tarefas demais para fazer? Pode ser.

"Pode ser" coisa nenhuma. É isso aí com certeza. Eu tenho tarefas demais para fazer! Minha rotina é absurda!

Ok. Em alguns outros casos, porém, pode ser que você tenha procrastinado algumas tarefas e agora o prazo apertou?

Tá. Uma ou outra tarefa pode ser que sim.

E, quem sabe, pode ser também que você tenha caído na CRENÇA do OCUPADÃO BONITÃO. Mas vou falar disso daqui a pouco, lá na priorização do esforço inteligente.

Viver na priorização do desespero, achar que isso é o normal, é justamente o que gera stress e acaba com a produtividade e a qualidade de vida que você pode ter.

Veja como sair da priorização do desespero:

1. CALMA

Sair correndo, desesperado, mas na direção errada não ajuda.

Por mais atolado que você esteja, será necessário dedicar alguns poucos minutos para ver o que é o TUDO que precisa ser feito e, aí então, conseguir partir para o passo 2.

2. DECIDA

Vai fazer, então FAZ!

Óbvio? Lendo aqui, sim, mas na prática do dia a dia o que acontece é que muitas pessoas não conseguem se engajar totalmente na atividade porque estão sempre lembrando que deveriam estar fazendo outras tarefas também.

Tony Robbins, considerado por muitos o maior coach atual, diz que "uma decisão só é realmente feita quando há AÇÃO". Portanto, DECIDA o que fazer para então conseguir de fato FAZER a atividade totalmente engajado e focado nela - em alta performance.  

3. DECIDA COM CONFIANÇA

O bicho tá realmente pegando? Agenda apertadíssima e qualquer decisão errada pode ter um impacto grande demais? Precisa de ajuda para decidir?

Boas notícias. A ajuda chegou!

Quer saber quem poderá te salvar?

EEEEUUUU: CHAPOLIN COLORADO!

(Tá, concordo que essa piada não era prioridade. Segue o barco)Para decidir com mais precisão, há duas matrizes que você pode utilizar: a de perdas e ganhos e a Matriz de GUT. Vamos à elas.

Matriz de perdas e ganhos

É uma matriz muito simples, com quatro quadrantes, em que você vai anotar o que você ganha ou perde se seguir em determinada direção. Pôr no papel gera clareza e facilita a decisã

Matriz de GUT

"GUT" vem de Gravidade, Urgência e Tendência.

Gravidade (da situação) e urgência se explicam por si, porém o que é que o "Tendência" significa aí? É a direção que a atividade possivelmente vai tomar: vai piorar? Pode se resolver sozinha...?

Usar a Matriz de GUT na prática é escrever cada atividade que precisa ser feita e pontuar cada uma de 1 a 5 com o grau de Gravidade, Urgência e Tendência, sendo 5 o grau mais crítico.

Depois de pontuar cada atividade, multiplique G, U e T para ter o valor total de cada uma delas.  A que tiver uma pontuação mais elevada é sua prioridade.

Recado final sobre a priorização do desespero: não ache que "a vida é assim mesmo" e fique conformado com essas situações em que você está com pressa o tempo inteiro, apenas sobrevivendo, e sem conseguir performar com todo seu potencial.

Para evitar o desespero, vamos ao segundo tipo de priorização - a inteligente.

Priorização do esforço inteligente

É aqui que você prioriza minutos e ganha horas. É aqui que empresas e profissionais de alta performance priorizam seu tempo.

Aqui é o tempo dedicado às ações importantes e sem urgência. Aqui você pode produzir com a tranquilidade de fazer a coisa certa na hora certa - e sem ter que ser para "ontem"!

Impossível? Não. Fácil? Também não. Mas conhecendo algumas técnicas, tendo conhecimento e muito treino, é cada vez mais possível desfrutar dos benefícios de viver a vida sabendo priorizar seu esforço de forma inteligente.

Vamos ao COMO fazer isso.

Matriz de Eisenhower

Sim, mais uma matriz. E essa é a minha preferida.

É uma matriz de quatro quadrantes feita sobre dois critérios: urgente e importante.

  • Quadrante 1 (Q1): tarefas que são urgentes e importantes
  • Q2: não urgente e importante
  • Q3: urgente e não importante
  • Q4: não urgente e não importante

A priorização do desespero fica apenas nos quadrantes 1 (urgente e importante) ou no quadrante 3 (urgente e não importante).

Entenda que atuar no Q1 sempre será necessário, pois nem mesmo o planejamento mais bem feito tem controle sobre variáveis do macro-ambiente: imprevistos e cagadas sempre vão acontecer.

O que não pode acontecer, porém, é você ficar tempo demais no Q1 (deixando prazo para em cima da hora…) ou agindo sem visão estratégica no Q3: no que é urgente - ou, aqui está o pulo do gato, chega aparentando urgência - mas não é importante.

Para exemplificar isso, de ficar fazendo o que é urgente mas não importante, está na hora de falarmos da crença do OCUPADÃO BONITÃO.

CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA.

Essa crença é a que te faz pensar que ser produtivo é ser ocupado.

É a crença que acha bonito dizer que está na correria; que faz pensar que "não ter tempo" para nada é sinal de uma pessoa trabalhadora, do bem, de boa índole…!

#SQN #SÓQUENÃO!

Essa crença te leva a nunca conseguir sair da priorização do desespero e entrar na do esforço inteligente.

Na matriz de Eisenhower, o quadrante em que você mais quer estar é o Q2 (o importante mas não urgente). É aí onde você se mantém saudável e bem planejado; utilizando todo seu potencial (e sem o stress do desespero!).

Agora, então, vamos a cerejinha do bolo. Ao top do top. Ao suprassumo desse artigo! Vou te mostrar as 3 principais atividades que você deve priorizar para se manter em alta performance.

1. Definir uma caixa de entrada

O ocupadão bonitão está sempre na CORRERIA. CORRERIA, mas nem sabe ao certo o que é o TUDO que precisa fazer.

Fato.

A prioridade número 1, portanto, é justamente isso: saber o que deve ser feito.

O básico, sem enrolação e firula. É dedicar os minutos necessários para ter clareza do que precisa ser feito. Óbvio e simples.

O problema é o seguinte: enquanto você não decidir onde vai anotar tudo o que precisa fazer (qual será sua "caixa de entrada"); acaba, muitas vezes, não anotando e perdendo a segurança de saber tudo o que precisa ser feito e perdendo a possibilidade de analisar isso com inteligência.

Ao ter uma caixa de entrada com tudo anotado, dedique 30 minutos aos domingos para revisar as prioridades da semana.

2. Manter o ambiente organizado

É mais fácil trabalhar em ambiente organizado ou desorganizado?

"Ó, veja bem, eu sou da área criativa, então..." NADA. Ambiente desorganizado gera desorganização, baixa performance e perda de tempo.

Manter o ambiente organizado gera clareza e confiança. E priorizar EXIGE clareza.

Como deixar o ambiente organizado, então?

Uma dica é entender que a desorganização é, muitas vezes, uma decisão deixada para depois. Ou seja, já arrume agora! Use 2 minutos a mais, porém mantenha tudo sob controle.

Tendo um ambiente organizado, deixe mais visível para você os documentos ou lembretes relacionados às suas prioridades atuais.

3. Ouvir e aprender

Ouvir é prioridade.

Se você acha que não, então experimente o custo do RETRABALHO: ter que fazer mais de uma vez por falta de compreensão.

Dedicar poucos minutos para ouvir, podem te fazer ganhar horas de trabalho certeiro.

Ouvir, ouvir, ouvir E aprender.

Aprender pode ser ouvindo e também de diversas outras formas. Sair da zona de conforto e estar sempre aprendendo é muitas vezes NÃO URGENTE, porém de extrema importância para aumentar a sua capacidade de produzir.

Stephen R. Covey, o autor do livro Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, diz o seguinte: “O segredo não é priorizar seu planejamento, mas planejar suas prioridades”.

Produzir em alta performance e viver uma vida com qualidade máxima parte disso: sair da urgência (do desespero!) e entrar na priorização inteligente: onde minutos de inteligência geram horas de produtividade.