Com tantas coisas acontecendo ao mesmo tempo, você sente que está cheio de e-mails não lidos aguardando uma resposta? Que sua lista de tarefas acumula uma nova demanda todos os dias? Que tudo parece urgente e importante? E sentiu a pressão aumentar só de ler essas perguntas?
Então calma, já vamos dar um jeito nisso. Primeiro: respire fundo.
Isso é comum para muitas pessoas, mas não precisa ser!
Quando se trata de produtividade, existem diferentes técnicas e ferramentas que te ajudam a aumentar sua performance e melhorar seus resultados.
Um dos fatores mais importantes na hora de gerenciar seu tempo é saber como priorizar as tarefas. Apesar de tudo parecer urgente e importante, muitas vezes essa é apenas a impressão causada pelo excesso de tarefas acumuladas.
Pensando nisso, a Matriz de Eisenhower pode ser a alternativa que você precisava para colocar as demandas em ordem e dar conta de tudo sem travar.
O que é a Matriz de Eisenhower?
Criada pelo ex-presidente dos EUA, Dwight D. Eisenhower, essa ferramenta prática surgiu como uma solução para a procrastinação e as ações imediatas precoces.
A matriz permite definir suas demandas sem que nada fique de fora e de modo que você consiga priorizar as tarefas conforme a urgência e importância. Além disso, ainda te ajuda a descartar aquilo que não precisa ser feito.
A estrutura é simples: dois eixos perpendiculares de Importância e Urgência formam quatro quadrantes enumerados conforme a prioridade.
Como priorizar minhas demandas usando a Matriz de Eisenhower?
Agora que você já entendeu como funciona a estrutura da matriz, é hora de preenchê-la com as suas tarefas.
Reúna todas as suas demandas atuais e comece a dividi-las entre os quadrantes seguindo essa legenda:
- Q1: tarefas urgentes e importantes.
- Q2: tarefas não urgentes, mas importantes.
- Q3: tarefas urgentes, mas não importantes.
- Q4: tarefas não urgentes nem importantes.
Depois de preencher, pare para observar sua matriz. Se a maioria de suas demandas estiverem no Q2, você possui tarefas importantes e consegue realizá-las sem que seja obrigado a fazer isso por conta do prazo apertado. Esse é o cenário ideal: tarefas relevantes com prazos adequados.
Agora que minhas tarefas já estão dividas entre os quadrantes, qual o próximo passo?
Com as demandas listadas conforme seus níveis de urgência e importância, siga as orientações abaixo para cada quadrante:
- Itens do Q1: Faça agora.
- Itens do Q2: Decida quando fazer, mas faça.
- Itens do Q3: Faça no menor tempo ou delegue.
- Itens do Q4: Elimine.
Depois disso, você já terá um direcionamento sobre o que precisa ser feito e por onde você deve começar. Mas não adianta preencher a Matriz de Eisenhower e nunca mais voltar a vê-la.
Agora que você já sabe como fazer, mantenha a matriz sempre atualizada. Organize as demandas nos quadrantes conforme forem chegando e, se você se sentir travado ou pressionado, é só voltar a consultá-la.
E, claro, tão importante quanto se organizar é colocar o planejamento em prática. Por isso, aqui vai a sua próxima tarefa: mão na massa!
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