A dificuldade de comunicação no trabalho já te atrapalhou alguma vez?

Imagine o cenário: você solicita um trabalho para outra área. Digamos que seja um site sobre saúde feminina. Mas você não conseguiu engajar a pessoa naquela conversa ao explicar, e alguns detalhes foram perdidos na troca. O resultado: o site apresenta fotos de bebês. E você precisa mostrar para o seu chefe daqui a 1 minuto.

Todo mundo tem uma história trágica de quando a comunicação no trabalho falhou e ainda foi prejudicial para a nossa performance. 

Por outro lado, você já pensou que dominar a forma como nos comunicamos pode nos tornar profissionais de destaque? Não à toa, essa habilidade se tornou a mais valorizada por contratantes, segundo pesquisa global do LinkedIn. 

Então, vamos refletir melhor sobre a importância da comunicação no ambiente de trabalho? Ah, e neste artigo também tem várias dicas práticas e ferramentas para você melhorar a forma como você se comunica. Bora lá!

A importância da comunicação no trabalho

Você pode não entender nada do que aquele seu colega de Engenharia Quântica Metafísica (cargo 100% inventado) faz. Talvez ele também não entenda as suas atribuições.

Mas, muitas vezes, vocês precisam chegar a soluções juntos. De uma forma ou de outra, precisam ter uma comunicação efetiva para atingirem resultados positivos.

E isso vale para toda interação que acontece no dia a dia da empresa. A importância da comunicação no mercado de trabalho gira em torno de ações como:

  • Encontrar melhores soluções
  • Elaborar e executar ideias novas
  • Compartilhar conhecimentos
  • Realizar projetos
  • Evitar ou reduzir problemas

Em resumo, melhorar a comunicação é de extrema importância para atingir metas e reduzir prejuízos nas empresas. 

Para se ter uma ideia, 76% das grandes companhias definem a comunicação no ambiente de trabalho como o principal motivo de fracasso de muitas atividades propostas, segundo uma pesquisa realizada pelo Project Management Institute Brasil (PMI).

E o problema vai ainda mais longe. Segundo Peter Drucker, conhecido como o pai da administração moderna, 60% de todos os problemas das empresas resultam de falhas na comunicação

Mas já pensou que melhorar a comunicação no trabalho pode começar com você?

5 dicas para melhorar a comunicação no trabalho

Quer aprender a melhorar a comunicação e desenvolver a empatia no trabalho? Confira as dicas abaixo e comece a ter conversas mais produtivas:

1. Saiba escutar com abertura e respeito

Você já teve a sensação de conversar com alguém que parecia estar em outro planeta? Isso é super comum. E muita gente já passou por isso ou até já deu uma de astronauta, seja em uma reunião ou conversa de corredor.

Mas essas situações são perdas de oportunidade para se abrir ao novo e aprender com as pessoas – independentemente do nível hierárquico, idade ou formação.

Para tirar mais proveito das conversas, procure ter uma escuta ativa sempre. E o que é isso? Nada mais do que uma técnica para manter um diálogo eficiente e linear, partindo de um interesse genuíno em ouvir o que o outro tem a dizer. 

Dessa forma, o objetivo é interpretar e assimilar o máximo de informações possíveis. Com isso, aumenta-se a confiança entre as pessoas, reduzindo conflitos e melhorando o trabalho em equipe e as relações interpessoais. 

E, para fazer uma escuta mais ativa, é simples: 

  • Ouça e observe com toda a atenção 
  • Não selecione apenas o que interessa
  • Não deixe suas perspectivas interferirem
  • Evite distrações
  • Faça perguntas 

Bora tentar fazer isso hoje mesmo e ver o que acontece?

2. Expresse bem suas ideias

Sabe os carros de som que passam vendendo? Eles estão comunicando uma ideia, mas nem sempre prestamos atenção. Simplesmente porque aquilo não nos interessa naquele momento.

Uma comparação inusitada para te dizer o seguinte: planeje a ideia que você vai defender, mas considere também quem está ouvindo. Ou seja, pense em como criar uma conexão com aquela pessoa ou aquele grupo. Se possível, evite ser o carro de som!

Além disso, ao se comunicar, leve em conta outros quatro fatores: empatia (pense na realidade e nos esforços do outro), positividade (mantenha o clima para cima), veracidade das informações e relevância da sua ideia ou opinião naquele contexto.

3. Não tenha medo de conflito

“Ah, mas eu me dou bem com todo mundo, nunca discordei de ninguém”. Temos um problema aí, viu?

Evitar o confronto a todo custo está longe de ser uma saída para manter a boa comunicação. Pelo contrário, não expressar suas opiniões reais, mesmo que sejam contrárias às demais, pode causar ruídos de comunicação e ainda gerar insatisfação em você mesmo.

Aliás, o conflito (com muito respeito, claro) é uma ótima oportunidade para esclarecer dúvidas, questionar soluções, ampliar relacionamentos e aprender com outras opiniões.

No entanto, o pulo do gato está em como você se posiciona em momentos de debate. E, para não deixar seus sentimentos no controle e acabar se expressando com agressividade, uma das ferramentas possíveis é a comunicação não-violenta

Em resumo, para praticá-la, você deve seguir os seguintes passos:

  • Observe: entenda o que está acontecendo e compreenda se gosta ou não.
  • Sinta: dê nome ao sentimento – diferenciando o que você sente do que você pensa ou interpreta.
  • Reconheça: verifique que necessidades estão ligadas a tal sentimento.
  • Peça: depois dos pontos acima, deixe claro o que você precisa usando uma linguagem positiva e em tom de afirmação.

Se posicionar de forma positiva mostra que você é um profissional maduro, empático e seguro de si mesmo.

4. Use a linguagem corporal para se expressar

Você já ouviu dizer que o seu corpo fala? Não é exagero. O verbal é responsável por apenas 7% da compreensão de uma mensagem! Nesse sentido, a boa comunicação no trabalho também passa pelos seus gestos, suas expressões faciais e sua postura corporal. 

Por isso, aqui vão algumas dicas rápidas para melhorar sua comunicação não-verbal no ambiente de trabalho:

  • Sorria e mantenha o olho no olho
  • Mantenha uma postura imponente, aberta e confiante
  • Firme os gestos firmes e os use para enfatizar o que está dizendo
  • Em videoconferências, posicione-se em frente à câmera de modo que apareça do tronco para cima, evitando colar o rosto na tela 

5. Entenda como usar cada meio de comunicação da forma certa

Você já recebeu e-mails super longos, com diversas perguntas no meio e o pior: a pessoa estava solicitando algo “pra ontem”? Aprender a etiqueta das ferramentas digitais também é imprescindível para a boa comunicação no trabalho.

Além disso, cada ferramenta fala uma língua diferente. Por isso, é importante pensar em como a mensagem aparece para a pessoa do outro lado da tela. Aqui vão algumas dicas:

Dicas para usar bem o e-mail:

  • Use títulos auto-explicativos
  • Sintetize as informações no primeiro parágrafo
  • Releia antes de enviar
  • Confira se anexou o arquivo citado

Dicas para usar bem o aplicativo de mensagens instantâneas:

  • Comece com uma saudação
  • E só depois apresente o conteúdo
  • Termine com um pedido à ação, como “o que você acha?”, “pode me ajudar com isso”, “pode falar agora?”
  • Use parágrafos curtos, além de intervalos entre eles, e veja se a mensagem aparece por inteiro na tela
  • Se for enviar áudio, planeje antes: a mensagem deve ter início, meio e fim. Se ficar muito longo, prefira fazer uma ligação

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